Open kantoor: doen of niet doen

Je denkt na over een kantoor verbouwing of je krijgt binnenkort de sleutel van je nieuwe kantoor. Je wilt dat je collega’s zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Er staat op internet veel informatie over het zo efficiënt mogelijk werken. Een open kantoor is één van de termen die je voorbij hebt zien komen. In dit stuk bespreken we het open kantoor. Werkt een open kantoor of is het toch beter te werken in aparte ruimtes.

De privacy valt weg

In een open kantoor werken lijkt heerlijk, je loopt zo naar je collega’s, kan snel dingen bespreken. Maar in werkelijkheid zorgt een open kantoor niet per se voor een betere communicatie. Mensen hechten veel waarde aan hun werk privacy, zo kunnen ze hun productiviteit hoog houden. Als mensen in een open kantoor zitten, gaan ze op zoek naar andere manieren om hun privacy veilig te stellen. Mensen kunnen gaan denken dat hun collega’s helemaal niet zitten te wachten op een snelle vraag of bespreking en sturen daarom liever een e-mail. Dit doen ze liever dan een gesprek starten waar al je collega’s bij zitten. 

Een van de dingen waar werkgevers op hopen bij het creëren van een open kantoor is op een levendig kantoor waar duidelijk gecommuniceerd wordt. Wat er werkelijk gebeurt is dat de privacy wegvalt op kantoor en dat werknemers naar andere oplossingen gaan zoeken om zichzelf te kunnen isoleren van al het geluid. Dit gebeurt bijvoorbeeld door massaal koptelefoons op te doen. Nog een nadeel van een open ruimte is dat je elkaar constant kan zien. Hierdoor gaan werknemers denken dat ze zo druk mogelijk moeten overkomen, zodat iedereen denkt dat ze het aan werk zijn. Dit kan stress veroorzaken, omdat er minder rustmomenten worden gepakt.

Waar fysieke muren helpen tegen veel geluid zorgen muren er ook voor dat mensen zich minder bekeken voelen. Hierdoor gaan mensen relaxter aan het werk in plaats van dat zij zich druk gaan maken over de volgende kwestie: zie ik er druk genoeg uit?. 

Productiviteit daalt

Door te werken in een open kantoor komen er zoveel prikkels op de werknemers af, dit leidt tot constante afleiding. Dit kan ervoor zorgen dat een werknemer twee zoveel tijd nodig heeft voor een taak dan voorheen. Ook kan een open kantoor ervoor zorgen dat je werknemers veel tijd kwijt zijn aan kleine social talks die normaal gesproken alleen maar bij het koffiezet apparaat plaatsvinden. Een werknemer verliest gemiddeld zo 75 minuten per dag aan productiviteit. Vooral werknemers die zich bezighouden met hele complexe taken verliezen veel tijd in een kantoortuin. Als werkgever is het belangrijk om dit in de gaten te houden. Dit kan je doen door een maandelijks feedback moment in te roosteren.

De communicatie verandert

Het inrichten van een kantoor heeft een grote invloed op de manier waarop mensen met elkaar communiceren. In een kantoortuin zal er eerder gebruik worden gemaakt van e-mail. 

Het bespreken via e-mail heeft het nadeel dat er minder 1 op 1 wordt gecommuniceerd. Hierdoor ontstaan soms misverstanden die face-to-face niet waren gebeurt, dit kan te maken hebben met de lichaamstaal of toon of voice.  

Ziekteverzuim stijgt

Door de inkomende prikkels stijgt het percentage ziekteverzuim op de werkvloer. Het stressniveau neemt toe en hierdoor zijn mensen eerder vatbaar voor een griepje. Ook uitputting komt vaker voor bij werknemers die werken op een kantoortuin. 

Door de open kantoorruimte raken mensen eerder geïrriteerd en dit heeft mentale gevolgen. 

Conclusie

Er zijn meer nadelen dan voordelen bij een kantoortuin en dit heeft alles te maken met de geluiden, het isoleren van werknemers en communicatie op de werkvloer. Onze tip is zoek de juiste balans tussen open kantoorruimtes en aparte kantoorruimtes. In de aparte kantoorruimtes kunnen bijvoorbeeld werknemers met complexe taken plaatsnemen. Als laatste tip mocht je een kantoortuin hebben, evalueer maandelijks met je werknemers hoe alles gaat en of zij aanpassingen willen zien.