Hoe zorg je voor een effectieve vergadering

Vergaderen, het komt in elk bedrijf voor. Maar hoe pak je het als bedrijf nou efficiënt aan. In dit blog lees je hoe jij voor een effectieve vergadering zorgt. Zodat er niet meer voor je gevoel eindeloos gediscussieerd wordt, maar jullie snel tot het punt komen en over kunnen gaan tot actie.

Is een vergadering wel echt nodig?

Je hebt een paar vragen of punten voor jezelf opgeschreven. Bekijk deze eens kritisch en stel je de vraag: Is hier een vergadering voor nodig? Kan dit niet bijvoorbeeld af met een gesprek, een telefoontje of een mail? Een voordeel hier is, je hebt gelijk het antwoord en hoeft dus niet af te wachten op de vergadering.

Goede voorbereiding is het halve werk

Een goed voorbereide vergadering loopt soepeler door. Oftewel bereid de vergadering goed voor. Stel vooraf een agenda op met alle punten die worden besproken. Zo weet iedereen welke punten er aan bod komen tijdens de vergadering. Zo zorg je voor een effectieve vergadering en voorkom je dat mensen tijdens de vergadering nog punten naar voren brengen. Tip: mail de agendapunten een dag van te voren op, zodat iedereen op de hoogte is.

Stel prioriteiten op

Zijn er veel agendapunten ingestuurd, priorteer deze agendapunten dan aan de hand van de voorgenomen tijd. Als er geen tijd meer is, parkeer je de agendapunten voor de volgende vergadering. Zo komen in ieder geval de belangrijkste punten aanbod en heeft iedereen het gevoel dat de vergadering effectief verlopen is.

Begin op tijd

Om een vergadering effectief te beginnen is het van belang dat iedereen op tijd aanwezig is. Is nog niet iedereen aanwezig, laat degene weten dat jullie alvast starten de persoon in kwestie. Zo beginnen jullie op tijd en blijft de vergadering binnen de gekozen tijd.

Kies een voorzitter

Om een vergadering effectief te laten verlopen is het belangrijk dat er een voorzitter wordt gekozen om de vergadering binnen de lijnen te laten verlopen. Kies hiervoor een persoon die controle en overzicht kan behouden en er niet voor schuwt om mensen af te kappen wanneer een discussie eindeloos lijkt door te gaan. Een voorzitter bewaakt de tijd en zorgt ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen, zodat iedereen met een goed gevoel de vergadering uitstapt.

Maak gebruik van een notulist

Naast het gebruik van een voorzitter is het effectief om gebruik te maken van een notulist. De notulisten maakt aantekeningen van de vergadering en mailt deze na de vergadering naar de belanghebbende. Op deze manier heeft iedereen de afspraken zwart op wit staan. Zo weet iedereen wat er afgesproken is en wie er wat gaat oppakken. 

Stel deadlines op

Om elk punt binnen de tijd te kunnen behandelen, stel deadlines op. Voor de belangrijke agendapunten kun je bijvoorbeeld meer tijd nemen dan voor de minder belangrijke punten. Maak hiervoor gebruik van een timer. Zo voorkom je ook dat mensen eindeloos blijven praten over één specifiek punt.

Maak een samenvatting

Om de boodschap duidelijk te laten overkomen is het handig om van elk agendapunt een korte samenvatting te bespreken. Dit hoeft niet lang te duren, het is juist fijn als dit kort en bondig gebeurt. Bespreek nog kort het agendapunt, wie dit gaat oppakken en vraag of iedereen het hiermee eens is. Zo behoud je aandacht van de mensen en weet je zeker dat iedereen zijn zegje heeft gedaan.